Nästa alla företag har ett varulager. Inom vissa branscher som produktion, handel och restaurang kan lagerhållningen i själva verket vara den mest centrala delen av distributionskedjan.

Produktionsföretag behöver råvaror och material under hela produktionsprocessen - såvida man inte vill hamna i en tomgång under produktionen. Handlare, butiker och restauranger behöver råvaror och produkter för att inte gå miste om försäljning.

Dessutom behöver både produktionsföretag och detaljhandlare kunna uppfylla eventuella garantier som de har gentemot sina kunder. Varför man också behöver att planera in en buffert i lagerhållningen.

Vi går igenom de olika typerna av lagerkostnader som kan uppstå, nyckeltal för att kunna mäta lagerhållningens effektivitet, tips på hur man kan reducera sin lagerhållning, och slutligen, framtidsspaning om framtidens lagerhållning.

Vilka typer av lagerkostnader kan uppstå?

Lagerkostnader uppstår vid lagring av rå-, drifts- och annan material under lagerhållningen och produktionen. Det kan också vara kostnader för färdiga produkter, för både detaljhandlare, e-handlare och grossister. Utöver detta tillkommer kostnader för energin, tiden, och så vidare, som används för att kunna hålla varulagret i drift.

För lagerkostnader som fördelas över alla enheter är det inte alltid lätt att veta vilka kostnader som ska kategoriseras till vilket kostnadsställe. Därför är löpande bokföring av lagerhållningen till hjälp för att hålla ordning och reda i räkenskaperna.

För många företag är lagerkostnader direkt relaterade till mängden lagrade varor. Huvuddelen av dessa kostnader består av materialkostnader då personalkostnaderna kan hållas relativt låg, särskilt om en större del av lagerhållningen är automatiserad. Kostnader som kan härröra sig till lagerhållning kan bland annat vara:

• Lagerutrymme - Det utrymme som man hyr, eller lokalen som varulagret befinner sig i. Här är framför allt hyran och underhåll av lokalen de större kostnadsposterna.
• Förvaringsmöblerna - Till exempel inköp, underhåll, och utbyte av hyllor, skåp, och så vidare. Då dessa räknas som inventarier och kan användas under en längre tid så består kostnaderna framför allt av avskrivningen.
• Transportkostnader - Kostnader som uppstår vid själva förflyttningen inom av enheter och produkter i varulagret: antingen leverans eller beställningar. Driften, underhållet och inköpskostnaden av fordon som till exempel gaffeltruckar och hyllbärare hör till transportkostnader.
• Personal - Både löner, utbildning och vidareutbildning hör till här.
• Driftkostnader - Dessa är kostnader som möjliggör lagerhållningen och utrymmet, såsom till exempel el, belysning, värme, och eventuell kylning.
• Kapitalkostnader - Kostnader för själva kapitalet som användes för att investera i lagerutrymmet, såsom ränta. Även råvaror och material, eller färdiga produkter, kan vara kapitalintensiva särskilt om det är av den dyrare sorten. Räntenivån blir då en ännu viktigare aspekt att ta hänsyn till.
• Övriga kostnader - Man får också räkna med svinn och skada på enheterna, samt att vissa enheter utgår på grund av passering av utgångsdatum.

Fasta kostnader och rörliga lagerkostnader

Fasta lagerkostnader

De sammanlagda lagerkostnaderna kan delas upp i fasta och rörliga kostnader. Fasta lagerkostnader är kostnader som inte beror på aktiviteten eller produktionsvolymen. Dessa är relativt stabila över en viss tidsperiod: Om produktionsmängden ökar, ökar användningen av material (rörliga kostnader), men fasta kostnaderna för de maskiner som används förblir densamma (som faller vanligtvis under avskrivningar).

Halvfasta lagerkostnader

Vid en tillfällig ökning av produktionskvantiteten som kan leda till en större ökning i kostnader, så talar man om “halvfasta” kostnader. Detta är kostnader som härrör sig till lagerhållning som ökar stegvis, eller språngvis, vid volymökningar.

Låt oss till exempel anta att mängden varor kommer att fördubblas och att alla maskiner redan används på full kapacitet. I så fall behövs en ny maskin köpas i, vilket i sin tur leder till en stegrad fast kostnad i form av bland annat avskrivningar och räntekostnader. Då dessa fasta kostnader sprids ut över alla enheter, så minskar också dessa halvfasta lagerkostnader per enhet med ökad volym.

Rörliga lagerkostnader

Rörliga kostnader förändras å andra sidan när det sker en förändring av produktionsvolym eller aktivitet. Rörliga lagerkostnader är alltså helt beroende av kvantiteten, men relationen till volymen kan ta olika form:

• Propoptionellt rörliga kostnader - När det gäller en proportionell förändring ökar de rörliga kostnaderna i samma förhållande med varje ytterligare produkt som produceras, givet att enhetskostnaden förblir densamma. Relationen är då linjär.
• Progressigt rörliga kostnader - Dessa kostnader förändrar sig oproportionerligt, där varje ökning i volym förändring ökar de rörliga kostnaderna per styck. Exempel kan vara ökade lönekostnader på grund av övertidstillägg.
• Degressigt rörliga kostnader - Dessa kostnader förändrar sig också oproportionerligt, men tvärtom så minskar dessa ju mer volymen ökar. Exempel kan vara en minskning i pris per enhet tack vare mängdrabatter.

Ett viktigt instrument: Nyckeltal för lagerhållning

För att veta om varulagret är effektivt så kan man använda sig av särskilda nyckeltal för lagerhållning. Exempel på nyckeltal för lagerhållning är genomsnittlig lagringsperiod per enhet; omsättningsgrad; lagerkostnadsgrad; lagerintensitet; och genomsnittligt varulager.

Genomsnittlig lagringsperiod

Genomsnittlig lagringsperiod säger helt enkelt hur länge som en viss enhet, eller produkt, är i lagret. Generellt vill du sträva efter att hålla detta nyckeltal lägre, eftersom det innebär att du inte binder upp för mycket reserver och kapital i din lagerhållning. Formeln för den genomsnittliga lagringsperioden är:

Genomsnittlig lagringsperiod = Varulagrets värde under perioden / Period (dagar, veckor, månader, och så vidare)

Omsättningsgrad

Omsättningsgraden är en motsvarighet till genomsnittlig lagringsperiod och anger hur snabbt en vara omsätts i varulagret. Det vill säga att det är det motsatta till genomsnittlig lagringsperiod. Generellt vill du hålla detta nyckeltal högre.

En låg omsättningsgrad innebär att du samlar dig på ett överskottslager och därmed binder upp kapital. Å andra sidan kan en för hög omsättningsgrad innebära att du inte har tillräcklig med reserver för att kunna maximera produktionen eller försäljningen.

Både den genomsnittliga lagringsperioden och omsättningsgraden visar hur snabbt en enhet, produkt, eller reserv går från produktion till försäljning. Omsättningsgraden kan räknas ut på följande sätt:

Omsättningsgrad = Omsättning (försäljning) / Genomsnittligt lagervärde för perioden * 100

Lagerkostnadsgrad

Lagerkostnadsgrad visar kostnader som lagerhållningen ger upphov till. För att beräkna lagerkostnadsgraden används den sammanlagda lagerkostnaden och det genomsnittliga värdet på varulagret. Generellt bör lagerkostnadsgraden hållas så låg som möjligt. Formeln för detta är:

Lagerkostnadsgrad = Lagerkostnader / Genomsnittligt värde på varulagret * 100

Lagerintensitet

Lagerintensiteten visar hur stor del av balansräkningen som varulagret utgör. Detta nyckeltal är framför allt viktig för branscher som har många reserv- eller prefabricerade delar som befinner sig i produktion. Formeln för lagerintensiteten är:

Lagerintensitet = Totalt lagervärde / Totala tillgångar * 100

Generellt bör lagerintensiteten hållas låg. Men om den visar sig för hög, eller ökar med tiden, så kan detta bero på att lagerhållningen eller budgeteringen blivit mindre effektiv. En hög lagerintensitet kan också leda till risken att delar och produkter blir föråldrade.

Sänk lagerkostnaderna - tips för att minska på varulagret

Det finns många skäl varför man vill försöka hålla sitt varulager tunt och agilt. Varulagret binder upp företagets kapital som kan användas för andra ändamål - till exempel för att öka sin konkurrenskraft på marknaden.

För att kunna följa utvecklingen av varulagret kan man använda ett nyckeltal: genomsnittligt varulager. På detta sätt kan du dels hålla koll på om varulagret har ökat jämfört med under årets ingång, dels över hur genomsnittet över året har sett ut. Formeln för genomsnittligt varulager är:

Genomsnittligt varulager = (Varulager vid öppning + Varulager vid stängning) / 2

Förhandla dig till bättre villkor

Du kan också minska på varulagret genom att förhandla dig till bättre köpvillkor från dina leverantörer. Här kan ramavtal, eller regelbundna avtal, komma väl till hands. Ramavtal låter dig som köpare att få regelbundna beställningar, ofta till bättre villkor i och en längre avtalsperiod. På så sätt blir också planeringen för inköp enklare för dig.

Ramavtal ger också leverantören liknande fördelar: en kund och därmed en stabil intäktskälla. Ramavtal på så sätt samarbetet och minskar inte bara dina egna kostnader genom förbättrade leveransavtal, utan drar också nytta av kortare leveranstider.

Just-in-time - lagerhållning

I en just-in-time-process levereras material och råvaror precis vid den tidpunkten då de behövs i produktionsprocessen. Med en sådan process kan du minska dina lagerkostnader och på så vis förbättra din balansräkning - hela materialflödet samordnas på ett sådant sätt att materialet aldrig behöver vara i lagret mer än absolut nödvändigt.

En nackdel med denna metod är att företaget blir beroende av leverantören och att denne levererar som den ska. Risken är att försenade leveranser och andra leveransfel kan leda till flaskhalsar i produktionen - och i värsta fall kan produktionen stanna av helt.

En just-in-time-lagerhållning kräver också mer kommunikation mellan dig och din leverantör, vilket kan vara tidskrävande i sig. För att kringgå detta kan man dra nytta av integrationer och automatiska uppdateringar i er lagerhållning, genom så kallade EDI, Electronic Data Integration.

Framtidens lagerhållning - Tekniskt uppgraderad och optimerad

Utvecklingen och investeringar i den senaste teknologin för lagerhållning leder dels till högre omsättningsgrad tack vare till exempel snabbare plockning. Det leder också till en betydlig ökning av den totala lagerkapaciteten: Från höga hyllor med smala gångar till automatiska och mobilstyrd lagerhållning där lagermaskiner kan flytta på 190 ton, med en enda knapptryckning.

Logistiken mer effektiv

Vi kan förvänta oss att företag rustar sig för en förbättrad kontroll över logistiken, inte bara för att optimera utrymmet av varulagret, utan också en integration med hela distributionskedjan: från beställning och leverans av råvaror och material samt av utkörning av produkter till kund.

Förenkling även för lagerpersonal

Tekniska innovationer är också användbara för de anställda. Med kontrollinstrument kan en lagerarbetare arbeta med flera containrar och hyllor samtidigt. Vid brådskande beställningar kan dessa även prioriteras automatiskt, så att lagerarbetaren inte behöver uppleva en större arbetsbörda vid till exempel akuta beställningar.

Skulle det behövas kan ditt företag finansiera lagerkostnader eller leverantörskostnader med ett företagslån.