Vad är kassaflödet och hur kan du förbättra det?

En god likviditet med stabilt kassaflöde är lika viktigt för alla företagsformer, oavsett storlek och bransch. Samtidigt är småföretagarna oftast extra utsatta då omsättningen är mindre och kunderna färre.

Att driva en verksamhet utan tillräckligt likvida medel kan dels skapa betalningssvårigheter samtidigt som det förhindrar tillväxten i företaget.

Som tur är går det att förbättra kassaflödet i ett företag på olika sätt och även hålla koll på er kassaflödesbudget. Nedan ger vi dig fem av våra bästa tips och går igenom vad kassaflödet betyder.

Definition | Vad är kassaflöde

Som ett gammalt engelskt ordspråket säger – "omsättning är fåfänga, vinst är förnuft och kassaflöde är verklighet". Omsättningen i ditt företag kan vara ett stor nummer, men det som spelar roll är hur mycket kassaflödet företaget genererar löpande.

Kassaflöde delas vanligtvis upp i tre delar

• Kassaflöde från den löpande verksamheten - Innehåller inbetalningar från försäljning och utbetalningar till leverantörer eller fasta utgifter (t ex hyra eller löner till personal).
• Kassaflöde från investeringsverksamheten - Innehåller så kallade Capex ("Capital expenditure") vilket är investeringar i anläggningstillgångar. Detta kan till exempel vara en investering in en ny produktionsanläggning. Även kassaflöde från företagsförvärv eller avyttringar av andelar i relaterade företag ingår i kassaflödet från investeringsverksamheten.
• Kassaflöde från finansieringsverksamheten - Innehåller räntebetalningar och amortering av krediter och checkkrediten. Dessutom ingår oftast skatter och frivilliga in- eller utbetalningar som en del av finansieringsverksamheten. Frivilliga in- eller utbetalningar avser ofta aktieägartillskott, koncernbidrag och/eller utdelningar till ägare.

Vilka problem kan uppstå om du inte har koll på kassaflödet?

Att inte ta hand om likviditet i företaget kan ha flera konsekvenser. Här är några av de största problem som kan uppstå:

• För mycket varulager: Om efterfrågan plötsligt svänger kan du hamna i en situation där du har köpt in för mycket varulager och behöver sälja det med ett rabatterad pris. Det är en vanligt situation, framförallt bland flera e-handelsföretag som har suttit under 2022 och 2023 på för stora varulager.
• Långa betaltider: Vanliga betaltider på fakturor i Sverige är 30 dagar. Men inte alla företag betalar i tid. Har du för långa betaltider kan det innebära att du i din tur inte kan betala alla fakturor i tid.
• Överinvestering: När verksamheten växer krävs det oftast stora investeringar i verksamheten. Många företag finansierar detta med externt finansiering (till exempel företagslån). När alla räntebetalningar och amorteringar måste betalas, kan det uppstå en kortsiktigt lägre likviditet i företaget och det kan leda till att företaget inte klarar av att betala alla lånebetalningar.

Vad är ett bra kassaflöde?

Ett bra kassaflöde innebär att företaget har tillräckligt med pengar på kontot för att betala alla fakturor och betala skulder. Det finns inget fast nyckeltal att kolla på. Däremot borde kassaflödet från den löpande verksamheten alltid vara positivt, framförallt om företaget inte upplever speciella omständigheter såsom en plötslig stark tillväxt vilket kortsiktigt kan leda till ett negativt operationellt kassaflöde.

5 Tips | Så kan du förbättra kassaflödet

1. Se över företagets utgifter regelbundet

Ha för vana att regelbundet gå igenom företagets ekonomi och utvärdera dess utgifter. Kanske betalar du för något du inte längre använder eller något som inte ger dig värde för pengarna i dagsläget? Var noggrann med var du lägger företagets pengar, då onödiga utgifter lätt kan försämra företagets kassaflöde.

Ett tips för att spara pengar är att bli medlem i en företagsförening eller organisation eftersom du då kan få tillgång till förmånliga medlemspriser. Är du till exempel medlem i Företagarna kan du få rabatt på hyrbil, juridiska avtal, kontorsmöbler och företagsförsäkringar.

2. Planera faktureringen

Det är inte ovanligt att företagare glömmer bort att fakturera för sina tjänster eftersom de lägger fullt fokus på att jobba för kunden. Försök att alltid fakturera direkt efter att du utfört jobbet istället för att vänta till slutet av månaden.

Vid längre projekt bör du dock undvika att fakturera hela beloppet i slutet utan ta betalt i etapper. På så sätt kan du få in pengar i företaget regelbundet samtidigt som du minskar risken att bli utan betalning, till exempel om kundens verksamhet skulle gå i konkurs.

Här kommer ytterligare några snabba tips på hur du kan underlätta faktureringen och få betalt snabbare.

• Tydlig faktura. Se till att själva fakturan är så tydlig som möjligt för att undvika missförstånd vid betalning. Ange även dina kontaktuppgifter så att kunden enkelt kan nå dig om de har frågor.
• Korta ner fakturans betalningsvillkor. Sätt 20 dagar istället för 30 dagar för att få kunderna att betala snabbare.
• Skicka e-faktura. Att skicka en faktura via mejl går betydligt snabbare än att skicka via post.
• Erbjud onlinebetalningar. Företag som erbjuder onlinebetalningar kan få betalt snabbare.

3. Belöna duktiga kunder

Genom att belöna kunder som alltid är i tid med sina betalningar kan du motivera dem att fortsätta prioritera dina fakturor. Du kan till exempel skicka en liten present som ett tecken på din uppskattning. Det behöver inte vara något dyrt, utan det viktigaste är att de förstår tanken bakom gesten.

Eftersom obetalda fakturor är en av de främsta anledningarna till försämrad likviditet, framför allt i mindre företag, kan det även vara en god idé att motivera kunder att betala snabbare.

Ett tips är att erbjuda förmånliga rabatter på dina tjänster eller produkter om kunden betalar din faktura inom tre dagar. En sådan morot kommer garanterat bidra till att du får dina betalningar snabbare, vilket i sin tur kommer att förbättra ditt kassaflöde.

4. Var inte rädd för att förhandla

Som egenföretagare är det viktigt att du inte är rädd för att förhandla. Få är medvetna om är att det faktiskt går att förhandla om det mesta, vare sig det handlar om priser eller villkor.

Enklast är det att förhandla med företag i branscher med hög konkurrens eftersom de ofta är villiga att slåss om sina kunder. Se om du kan förhandla ner kostnader i samband med exempelvis kontorsstädning, mobilabonnemang, internet och försäkringar.

5. Överväg finansieringslösningar som kan förbättra kassaflödet

Ytterligare ett sätt att förbättra kassaflödet i ett företag är att överväga företagsfinansiering. Det finns många olika typer av företagsfinansiering att välja mellan. Om du vill förbättra likviditet i företaget kortsiktigt kan factoring vara ett bra alternativ.

» Lär dig mer: Fakturabelåning

Factoring innebär att ett företag säljer eller belånar sina fakturor hos ett factoringbolag. Factoringbolaget betalar direkt till dig, istället för att du behöver vänta 30 dagar tills att kunden betalar. På så sätt kan de få in pengar i verksamheten snabbare och därmed bibehålla ett balanserat kassaflöde.