Gratis fakturamallar | Word, Excel, och Google Doc

Ladda ner vår fakturamall

Vi vill inte göra det onödigt krångligt för dig som företagare.

När man startar ett nytt företag behöver man oftast hitta något mall för den första fakturan. Du kan göra det med den traditionella metoden - dvs. ladda ner en fakturamall. Alternativt, kan du även använda en faktureringstjänst.

I denna artikel delar vi gratis fakturamallar i olika format (Word, Excel, och Google Doc) som innehåller de viktigaste aspekterna. Dessutom går vi igenom några vanliga faktureringstjänster.

» Ladda ner: Fakturamall - Word

» Ladda ner: Fakturamall - Excel

» Ladda ner: Fakturamall - Google Docs

Option 1 | Ladda ner fakturamall

När ska man använda sig utav en fakturamall?

När du endast skapar och skickar en handfull fakturor om året kan det vara bra att ladda ner och använda en fakturamall. Om du däremot har en stor mängd fakturor som du regelbundet skickar kan det vara smidigare att använda sig av ett faktureringsprogram.

Vilka företag behöver skicka fakturor och kan behöva fakturamallet?

Fakturamallen är skapad så att alltifrån enskilda näringsidkare till aktiebolag ska kunna använda sig utav den.

En faktura krävs vid försäljning av varor eller tjänster inom Sverige till andra företag (oavsett om dessa är enskilda firmor, aktiebolag eller handelsbolag). I vissa fall gäller faktureringsskyldighet även vid försäljning till privatpersoner.

» Läs mer hos Skatteverket: Faktureringsskyldighet

Eftersom du själv anger vilken typ av produkt eller tjänst som fakturan avser så kan fakturamallen anpassas till just din verksamhet och ditt företags behov.

Att tänka på när du använder mall för faktura

Tänk på att den utfärdade fakturan ska sparas på ett beständigt sätt. Med andra ord ska den färdiga fakturan inte kunna ändras i efterhand. Detta kan du göra t ex genom att spara den ifyllda fakturamallen på datorn i PDF-format, eller skriva ut och spara den bland dina andra fakturor. Fakturamallen är annars helt kostnadsfri och kan användas fritt efter dina behov.

Vad ska en fakturamall innehålla

Innehållet i en faktura bestäms av Svenska Bokföringslagen och Mervärdesskattelagen. De viktigaste delarna som den bör innehålla är:

1. Datum för utfärdandet av fakturan
2. Löpnummer (fakturanummer)
3. Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
4. Köparens momsregistreringsnummer
5. Säljarens och köparens namn och adress
6. En klar beskrivning av sålda varor eller tjänster
7. Momssats / Momsbelopp
8. Fakturapostens totalbelopp inklusive moms

Vår godkända fakturamall innehåller samtliga dessa delar, så att du inte behöver undra om något saknas.

» Ta del av en uppdaterad lista av krav på verksamt.se: Innehåll faktura

Option 2 | Använd en faktureringstjänst

När ska man använda sig utav en faktureringstjänst?

När du skickar flera fakturor eller skickar fakturor löpande (till exempel månadsvis) är det bättre att använda en faktureringstjänst. Det finns tre olika kategorier av faktureringstjänster:

• Fakturera utan eget företag fakturatjänst: Dessa tjänster är specialiserade på freelancers och konsulter. Fördelen är att företagen även hanterar alla skatteimplikationer från faktureringen och du slipper registrera ett företag.
• Digital faktureringstjänst: Dessa tjänster är oftast kostnadsfritt eller har endast en mindre kostnad per månad. Det lämpar sig framförallt om du har några enstaka fakturor och är den bästa lösningen för enskilda firmor om du t ex inte gör en löpande bokföring.
• Faktureringstjänst i bokföringsprogrammet: Den vanligaste lösning för aktiebolag. Fördelen ligger i att faktureringen kan bokföras automatiskt.

Fakturera utan eget företag fakturatjänst - vilken är bäst?

Det finns många nya tjänster tillgängligt för personer utan eget företag. De största två aktörer, Cool Company och Frilans Finans, har skapat en stor ny marknad och båda företag omsätter flera miljoner kronor.

Vi har inte själv testat igenom olika tjänster hos Krea. Men, en del av våra anställda använder faktureringstjänster. De tjänster som vi tyckte mycket om och rekommenderar till anställda är Frilans Finans. Tjänsten är inte billigast och kostar mellan 4-6% av faktureringen, men tjänsten innehåller försäkringsskydd (olycksfall och ansvarsförsäkring). De finns även nya aktörer som har en betydligt lägre kostnad (till exempel Invozio med endast 2% i avgift). Men, vi har inte testat dessa.

Digital faktureringstjänst för att skicka fakturor - vilken är bäst?

Om du väljer att starta eget företag och behöver skicka din första faktura, finns det en del gratis faktureringstjänster att välja ifrån.

Det finns i stort drag två kategorier:

• Gratis faktureringstjänster: Dessa tjänster erbjuds utan kostand, men företaget använder dessa för att generera kringförsäljning genom att till exempel erbjuda möjlighet att ni kan sälja fakturorna.
• Betalda faktureringstjänster: Dessa tjänster kostar en månadskostnad. Erbjuder oftast en möjlighet att kopplas till ett bokföringsprogram.

Tre tjänster som vi har testat och är kostnadsfritt är Dooer, Fakturan.nu och Finansias Faktureringstjänst.

Dooer är ett mindre bokföringsprogram som även har en faktureringstjänst som är kostnadsfritt att använda. Det finns inga begränsningar i antal fakturor du kan skicka utan kostand. Den enda negativa aspekten vi upplevde varit att det är svårare att automatisera återkommande fakturor som behövdes skapa varje månad igen.

» Mer om: Dooer Faktureringtjänst

Fakturan.nu erbjuder tre fakturor per månad gratis. Redan med en månadskostnad om 109 kr / månad kan du skicka så många fakturor som du vill. Det ingår även e-faktura n

» Mer om: Priser hos Faktura.nu

Finansia är ett factoringbolag som även tillhandahåller en faktureringstjänst. Genom tjänsten kan du skicka ut fakturor via brev, e-post eller e-faktura (EDI). Finansia erbjuder även möjlighet att sälja fakturorna direkt i appen, vilket kan frigöra likviditet för ditt företag.

» Mer om: Finansia hos Krea

» Mer om: Sälja fakturor

Viktigt att komma ihåg är att om man pratar om "kostnadsfritt" för faktureringstjänster menas det att utskicka genom e-mail är kostnadsfri. Utskick genom brev kostar vanligtvis 10-25 kr per utskick.

Relevanta termer vid fakturering

Det finns en del ord att hålla redo på och förstå när man ska skapa sin första faktura. Här listar vi vad alla termer har för betydelse.

Fakturadatum - Det datum då intäkten infaller. Med andra ord så kan intäkten räknas in i ditt företags bokföring så fort fakturan är bokförd och kunden är fakturerad.

Förfallodatum - Det sista betalningsdatumet. Om betalningen för fakturan inte har inkommit i slutet av det här datumet har du rätt att skicka en påminnelse med tillhörande avgifter såsom påminnelseavgift och dröjsmålsränta. Det finns inga regler som anger när ett förfallodatum måste vara, men de flesta företag brukar sätta det mellan 10-30 dagar. Förfallodatumet får inte heller sättas innan produkten eller tjänsten blivit levererad.

Dröjsmålsränta - Den ränta som det köpande företaget ska betala som kompensation för försenad betalning. Den får krävas först 30 dagar efter att fakturan skickats, även om betalningsvillkoren på fakturan kortare än så. Enligt Räntelagen kan dröjsmålsräntan sättas till 8% + Riksbankens referensränta. I fakturamallen är 8% angiven.

Betalningsvillkor - Den tidsperiod som kunden har på sig att betala fakturan. De flesta företag brukar sätta denna mellan 10-30 dagar. I fakturamallen är den satt till 14 dagar. Detta kan du ändra efter dina egna önskemål. Du kan också med fördel komma överens med kunden i förväg om villkoren.

Tilläggsinformation - Här kan du t ex ange information om returrätt och öppet köp.

Moms - Mervärdesskatt enligt någon av skattesatserna 6%, 12% eller 25%. Tänk på att andra regler förekommer vid handel utanför Sveriges gränser. Här kan det vara bra att läsa på om vad som gäller just i ditt fall på t ex Skatteverkets hemsida.

Öresutjämning - Utjämning av fakturamallens slutbelopp. Om örestalet hamnar på 1-49 (t ex 19,45 kr) så ska den avrundas nedåt. Om örestalet hamnar på 50-99 så avrundas den istället uppåt.